TEORI KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi organisasi
adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok
formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi
formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan
sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam
organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam
organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat
resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara
sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya
secara individual.
Organisasi
dan komunikasi
Istilah organisasi
berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari
bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada
yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.
Everet M.Rogers dalam
bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu
sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama,
melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam
buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana
dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui
pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu
komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada
manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu
komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam
organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai,
bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.
Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah
untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi
tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi
dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
1. Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi
dalam organisasi adalah sebagai berikut:
Ø Fungsi
informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan
informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi
yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan
pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen
membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan
(bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga
informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti,
dan sebagainya.
Ø Fungsi
regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam
suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif,
yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen,
yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang
disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya
dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan
regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan
kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
Ø Fungsi
persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka
banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi
perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan
menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Ø Fungsi
integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada
dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran
komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin,
newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal
seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan
olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan
menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan
terhadap organisasi.
2. Griffin (2003) dalam A First Look at
Communication Theory, membahas komunikasi organisasi mengikuti teori management
klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan
efisiensi. Adapun prinsip-prinsip dari teori management klasikal adalah sebagai
berikut:
Ø Kesatuan
komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan
Ø Rantai
skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai
ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan
komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan
komunikasi.
Ø
Ø Divisi
pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat
spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara
efisien.
Ø Tanggung
jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order
dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan antara tanggung jawab dan
otoritas harus dicapai.
Ø Disiplin-
ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut
kebiasaan dan aturan disetujui.
Ø Mengebawahkan
kepentingan individu dari kepentingan umum- melalui contoh peneguhan,
persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.
Selanjutnya, Griffin
menyadur tiga pendekatan untuk membahas komunikasi organisasi. Ketiga
pendekatan itu adalah sebagai berikut:
1. Pendekatan sistem.
Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap struktur hirarkhi,
garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar merupakan mungsuh
dari inovasi. Ia melihat organisasi sebagai kehidupan organis yang harus terus
menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk
mempertahankan hidup. Pengorganisasian merupakan proses memahami informasi yang
samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi. Weick
meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya ketika
anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan (free-flowing) dan
komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang
mengacaukan, manajer harus bertumpu pada komunikasi dari pada aturan-aturan.
Teori Weick tentang
pengorganisasian mempunyai arti penting dalam bidang komunikasi karena ia
menggunakan komunikasi sebagai basis pengorganisasian manusia dan memberikan dasar
logika untuk memahami bagaimana orang berorganisasi. Menurutnya,
kegiatan-kegiatan pengorganisasian memenuhi fungsi pengurangan ketidakpastian
dari informasi yang diterima dari lingkungan atau wilayah sekeliling. Ia
menggunakan istilah ketidakjelasan untuk mengatakan ketidakpastian, atau
keruwetan, kerancuan, dan kurangnya predictability. Semua informasi dari
lingkungan sedikit banyak sifatnya tidak jelas, dan aktivitas-aktivitas
pengorganisasian dirancang untuk mengurangi ketidakpastian atau ketidakjelasan.
Weick memandang
pengorganisasian sebagai proses evolusioner yang bersandar pada sebuah
rangkaian tiga proses:
Penentuan (enachment)
seleksi (selection) penyimpanan (retention)
Penentuan adalah
pendefinisian situasi, atau mengumpulkan informasi yang tidak jelas dari luar.
Ini merupakan perhatian pada rangsangan dan pengakuan bahwa ada ketidakjelasan.
Seleksi, proses ini memungkinkan kelompok untuk menerima aspek-aspek tertentu
dan menolak aspek-aspek lainnya dari informasi. Ini mempersempit bidang, dengan
menghilangkan alternatif-alternatif yang tidak ingin dihadapi oleh organisasi.
Proses ini akan menghilangkan lebih banyak ketidakjelasan dari informasi awal.
Penyimpanan yaitu proses menyimpan aspek-aspek tertentu yang akan digunakan
pada masa mendatang. Informasi yang dipertahankan diintegrasikan ke dalam
kumpulan informasi yang sudah ada yang menjadi dasar bagi beroperasinya
organisasinya.
Setelah dilakukan
penyimpanan, para anggota organisasi menghadapi sebuah masalah pemilihan. Yaitu
menjawab pertanyaan-pertanyaan berkenaan dengan kebijakan organisasi. Misal,
”haruskah kami mengambil tindakan berbeda dari apa yang telah kami lakukan
sebelumnya?”
Sedemikian jauh,
rangkuman ini mungkin membuat anda mempercayai bahwa organisasi bergerak dari
proses pengorganisasian ke proses lain dengan cara yang sudah tertentu:
penentuan; seleksi; penyimpanan; dan pemilihan. Bukan begitu halnya.
Sub-subkelompok individual dalam organisasi terus menerus melakukan kegiatan di
dalam proses-proses ini untuk menemukan aspek-aspek lainnya dari lingkungan.
Meskipun segmen-segmen tertentu dari organisasi mungkin mengkhususkan pada satu
atau lebih dari proses-proses organisasi, hampir semua orang terlibat dalam
setiap bagian setiap saat. Pendek kata di dalam organisasi terdapat siklus
perilaku.
Siklus perilaku adalah
kumpulan-kumpulan perilaku yang saling bersambungan yang memungkinkan kelompok
untuk mencapai pemahaman tentang pengertian-pengertian apa yang harus
dimasukkan dan apa yang ditolak. Di dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan
anggota dikendalikan oleh aturan-aturan berkumpul yang memandu pilihan-pilihan
rutinitas yang digunakan untuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan
(penentuan, seleksi, atau penyimpanan).
Demikianlah pembahasan
tentang konsep-konsep dasar dari teori Weick, yaitu: lingkungan;
ketidakjelasan; penentuan; seleksi; penyimpanan; masalah pemilihan; siklus
perilaku; dan aturan-aturan berkumpul, yang semuanya memberi kontribusi pada
pengurangan ketidakjelasan.
2. Pendekatan budaya.
Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak tentang sesuatu
berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu itu. Mendapat
dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan ethnografi,
peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah ditentukan
organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi merupakan
sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya, membentuk sebuah realita
bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.
Pacanowsky dan para teoris
interpretatif lainnya menganggap bahwa budaya bukan sesuatu yang dipunyai oleh
sebuah organisasi, tetapi budaya adalah sesuatu suatu organisasi. budaya
organisasi dihasilkan melalui interaksi dari anggota-anggotanya.
Tindakan-tindakan yang berorientasi tugas tidak hanya mencapai sasaran-sasaran
jangka pendek tetapi juga menciptakan atau memperkuat cara-cara yang lain
selain perilaku tugas ”resmi” dari para karyawan, karena aktivitas-aktivitas
sehari-hari yang paling membumi juga memberi kontribusi bagi budaya tersebut.
Pendekatan ini mengkaji
cara individu-individu menggunakan cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan
tipe-tipe aktivitas lainnya untuk memproduksi dan mereproduksi seperangkat
pemahaman.
3. Pendekatan kritik.
Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan ini, menganggap bahwa
kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi hampir semua aspek lainnya
dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan-keputusan
yang dibuat atas kepentingan pengaturan organisasi-organisasi perusahaan, atau
manajerialisme.
Bahasa adalah medium
utama dimana realitas sosial diproduksi dan direproduksi.
Manajer dapat
menciptakan kesehatan organisasi dan nilai-nilai demokrasi dengan
mengkoordinasikan partisipasistakeholder dalam keputusan-keputusan korporat.
Daftar
Pustaka
1.
Em
Griffin, 2003, A First Look at Communication Theory, McGrraw-Hill Companies Sendjaja,
1994, Teori-Teori Komunikasi, Universitas Terbuka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar