Pengertian Perencanaan

Planning (Perencanaan)

1.      Pengertian Planning

Planning (perencanaan) ialah penetapan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang digariskan. Planning mencakup kegiatan pengambilan keputusan, karena termasuk dalam pemilihan alternatif-alternatif keputusan. Diperlukan kemampuan untuk mengadakan visualisasi dan melihat ke depan guna merumuskan suatu pola dari himpunan tindakan untuk masa mendatang.

2.      Proses Perencanaan

Proses perencanaan berisi langkah-langkah:

• Menentukan tujuan perencanaan
• Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
• Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang
• Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
• Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya.

3.      Elemen Perencanaan

Perencanaan terdiri atas dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana (plan).

• Sasaran yaitu hal yang ingin dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
• Rencana adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya.
• Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaanya.

4.      Unsur-unsur Perencanaan

Suatu perencanaan yang baik harus menjawab enam pertanyaan yang tercakup dalam unsur-unsur perencanaan yaitu:

• tindakan apa yang harus dikerjakan, yaitu mengidentifikasi segala sesuatu yang akan dilakukan
• apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan, yaitu merumuskan faktor-faktor penyebab dalam melakukan tindakan
• tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan tempat atau lokasi
• kapan tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan waktu pelaksanaan tindakan;
• siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, yaitu menentukan pelaku yang akan melakukan tindakan
• bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut, yaitu menentukan metode pelaksanaan tindakan.

5.       Klasifikasi perencanaan

Rencana-rencana dapat diklasifikasikan menjadi:

•  rencana pengembangan. Rencana-rencana tersebut menunjukkan arah (secara grafis) tujuan dari lembaga atau perusahaan
•  rencana laba. Jenis rencana ini biasanya difokuskan kepada laba per produk atau sekelompok produk yang diarahkan oleh manajer. Maka seluruh rencana berusaha menekan pengeluaran supaya dapat mencapai laba secara maksimal
• rencana pemakai. Rencana tersebut dapat menjawab pertanyaan sekitar cara memasarkan suatu produk tertentu atau memasuki pasaran dengan cara yang lebih baik
• rencana anggota-anggota manajemen. Rencana yang dirumuskan untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan anggota-anggota manajemen menjadi lebih unggul

6.      Tipe-tipe Perencanaan

Tipe-tipe perencanaan terinci sebagai berikut:

• perencanaan jangka panjang (Short Range Plans), jangka waktu 5 tahun atau lebih
• perencanaan jangka pendek (Long Range Plans), jangka waktu 1 s/d 2 tahun
• perencanaan strategi, yaitu kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan
• perencanaan operasional, kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut
• perencanaan tetap, digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus-menerus)
• perencanaan sekali pakai, digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik.

7.      Dasar-dasar Perencanaan yang Baik

Dasar-dasar perencanaan yang baik meliputi:

•  forecasting, proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang
• penggunaan skenario, meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan datang atau peristiwa yang mungkin terjadi
• benchmarking, perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang;
• partisipan dan keterlibatan, perencanaan semua orang yang mungkin akan mempengaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaanperencanaan tersebut; dan
• penggunaan staf perencana, bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.

8.      Tujuan Perencanaan

• untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non-manajerial
• untuk mengurangi ketidakpastian
• untuk meminimalisasi pemborosan
• untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya.

9.       Sifat Rencana yang Baik

Rencana dikatakan baik jika memiliki sifat sifat-sifat sebagai berikut:

• pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas
• fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya
• stabilitas, setiap rencana tidak setiap kali mengalami perubahan, sehingga harus dijaga stabilitasnya
• ada dalam pertimbangan
• meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.