Manajemen Umum

MANAJEMEN

                 Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Sementara itu, Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal; dalam berbagai bidang seperti industri, pendidikan, kesehatan, bisnis, finansial dan sebagainya. Dengan kata lain efektif menyangkut tujuan dan efisien menyangkut cara dan lamanya suatu proses mencapai tujuan tersebut.

Latar Belakang

Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal. Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen :

1. Fungsi Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.

2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

4. Fungsi Pengendalian / Controling
Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

                 Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan karena kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.

Perkembangan Teori-Teori Manajemen

Walaupun perkembangan ilmu dan teori manajemen lebih banyak dipengaruhi oleh kebutuhan perkembangan bisnis, tapi pada dasarnya organisasi di luar bisnis (publik) dapat memanfaatkan perubahan-perubahan tersebut. Hingga saat ini teori manajemen sudah berkembang hingga generasi kelima (V), walaupun istilah sebenarnya kurang tepat, barangkali lebih tepat disebut sebagai perbedaan pendekatan paradigma.

Secara sistematis perkembangan teori manajemen tersebut dapat disimpulkan sebagai berikut:

§  Generasi Manajemen I

Sebutan                   :  Jungle management = Manajemen berbuat (by doing)

Ciri Utama              : Mengerjakan sendiri segala sesuatu (doing things by our self)

Sumber Kekuatan   :   Diri sendiri

Tipe Organisasi       :  Kepemilikan

Konsep Dasar         : -

§  Generasi Manajemen II

Sebutan                   :  Manajemen kendali (by directing)

Ciri Utama              : Mengerjakan sesuatu melalui orang lain (doing things through  by the other people)

Sumber Kekuatan   :  Pemimpin

Tipe Organisasi       :  Feodal hirarkies/kepemilikan (step hierarchy)

Konsep Dasar         :  -

§  Generasi Manajemen III

Sebutan                   :  Manajemen hasil (by result)

Ciri Utama              :  Menggunakan target kuantitatif

Sumber Kekuatan   :  Pemimpin dan tim kerja

Tipe Organisasi       :  Struktural/ fungsional

Konsep Dasar         :  Pembagian kerja, interst pribadi, dan penghargaan untuk pekerjaan/tugas

§  Generasi Manajemen IV

Sebutan                   :  Manajemen kreativitas nilai (value craetive)

Ciri Utama              :  Menggunakan target kualitatif, kepuasan pelanggan atau pekerja

Sumber Kekuatan   :  Nilai-nilai yang disepakati bersama

Tipe Organisasi       :  Struktural/fungsional dengan modifikasi (komputerisasi)

Konsep Dasar         :  Pembagian manajerial, pemisahan pemilik dan manajer,  pemisahan cara berpikir dan berbuat, dan otomatisasi

§  Generasi Manajemen V

Sebutan                   : Manajemen pengetahuan dan jaringan antar manusia (knowladge and human networking)

Ciri Utama              :  Menggunakan keunggulan peroarangan dalam kerjasama (jaringan)

Sumber Kekuatan   :  Jaringan antar profesional

Tipe Organisasi       :  Jaringan antar manusia (human networking)

Konsep Dasar         :  Jaringan kelompok, proses kerja terintegrasi, pengaturan dan pemilihan waktu yang manusiawi, kesatuan fokus tugas/tim kerja sesuai dengan kondisi.

(Sumber: diolah dari Joiner, 1994; Savage, 1990)

Berkaitan dengan perkembangan pergeseran pendangan manajemen di atas, khususnya dari era industri akhir (Genarasi IV) ke era pengetahuan awal (Generasi V), Savage (1990:200) melihat adanya ciri penjenjangan yang tajam menuju pararelitas dalam konsep manajemen pada kedua generasi tersebut, yang dapat digambarkan sebagai berikut:

Sementara itu, Peter F. Drucker melihat perkembangan manajemen dilihat dari sudut tranformasi sosial sebagai berikut:

1.      Abad 21 ini adalah abad transformasi sosial dengan kecenderungan: (a) Terjadi perubahan struktur sosial dan transformasinya, misalnya kebangkitan dari pekerja kerah biru (blue collor) menuju kebangkitan pekerja. (b) Munculnya masyarakat berpengetahuan dengan ciri bekerja dalam organisasi dan jaringan-jaringan masyarakat karyawan yang luas, dan relatif makin berkurangnya pekerjaan tetap seumur hidup. (c) Masyarakat berpengetahuan yang terdiri dari 3 sektor yakni: sektor publik (pemerintah), sektor swasta (bisnis) dan sektor sosial (stake holders lainnya). (Drucker, 1994:201).

2.      Ciri manajemen yang akan dan seharusnya dilakukan ialah ilmu dan terapan manajemen yang menyesuaikan diri dengan transformasi sosial tersebut, yakni pengembangan “manajemen dalam masyarakat jaringan/berpengetahuan” dengan upaya-upaya antara lain: (a) Mempelajari asumsi-asumsi terhadap lingkungan, visi, misi dan core business (andalan utama bisnis atau sasaran publik), harus sesuai dengan realita. (b) Teori-teori bisnis (termasuk publik) harus diketahui dan dipahami seluruh jaringan organisasi dan terus menerus diuji mengingat perkembangan lingkungan yang cepat dan sukar diprediksikan. (c) Perencanaan yang tepat untuk menghadapi ketidakpastian dalam berbagai dimensinya. (d) Organisasi bisnis (dan publik) harus mampu menggali sumber-sumber daya dan pengetahuan dan kemampuan manusianya, agar dapat memberi respon ketika peluang-peluang muncul (yang sering tidak terduga datangnya). (e) Untuk mengadaptasi masyarakat jaringan, harus dijawab dengan berbagai rekayasa yang berorientasi dan berkualitas jaringan, seperti kemitraan, pelimpahan kepada pihak luar (out sourcing), perampingan (downsizing), pendataran organisasi (leaning), aliansi, manajemen mutu terpadu (total quality management), penetapan standar mutu baru (benchmarking), langkah-langkah strategis/keputusan-keputusan strategis, pemanfaatan konflik secara positif, manajemen sumber daya manusia, berbagai model pemberdayaan (empowerment) dalam jaringan, unit, tim, yang ditunjang sistem informasi, dan rekayasa manajemen lainnya yang sesuai. Tujuannya adalah menyambut era baru, masyarakat baru, dengan organisasi jaringan yang bersifat majemuk, otonom, menghargai kualitas perorangan dalam bekerja sama. (Drucker, 1997:21-30, 39-44, 63-70 dan 93-100).

Konsep-Konsep Manajemen Pemberdayaan SDM

Beberaapa konsep manajemen pemberdayaan SDM yang berkembang sejak manajemen Generasi IV hingga Generasi V sekarang ini diantaranya adalah konsep manajemen multi budaya, organisasi pembelajaran, dan benchmarking. Pilihan-pilihan terhadap konsep-konsep manajemen tersebut, hendaknya selektif, terutama yang dapat disesuaikan dengan nilai-nilai budaya organisasi yang telah ada. Hal ini dimaksudkan agar konsep-konsep manajemen tersebut dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin bagi pencapaian tujuan organisasi.

1.      PLANNING (PERENCANAAN)

                 Perencanaan adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilakukan.

Manfaat Planning :

n  Sebagai alat pengwasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan organisasi

n  Untuk menjumlah dan menentukan prioritas dari beberapa alternatif atau pilihan yang ada

n  Untuk mengarahkan dan menentukan pelaksanaan kegiatan

n  Untuk menghadapi dan mengurangi ketidakpastian di masa yang akan datang

n  Mendorong tercapainya tujuan

n  Untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

n  Penyesuaian pada masalah-masalah utamapenetapan tanggung jawab lebih tepat

n  Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

Kelemahan planning :

n  Pekerjaan yang tercakup dalan perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata

n  Cenderung menunda kegiatan

n  Membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

n  Penyelesaian didapat dari situasi individu

n  Perencanaannya diikuti dengan cara-cara yang tidak konsisten.

JENIS JENIS PERENCANAAN

1.      Dari segi waktu di bagi mejadi 3 :

•         Perencanaan jangka panjang

•         Perencanaan jangka menengah

•         Perencanaan jangka pendek

2.      Dari segi sifat di bagi 2 :

•         Perencanaan kuantitatif

•         Perencanaan kualitatif

2.      ORGANIZING (ORGANISASI)

                 ORGANISASI : Wadah, lembaga atau kelompok fungsional ketika proses manajemen berlangsung

                 Pengorganisasian (Organizing) : merupakan proses penyususnanan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yang dimiliknya dan lingkungan yang melingkupinya.

Proses pengorganisasian dapat di tujukan dengan 3 langkah prosedur berikut :

1.      Perincian seluruh pekerjaan yang harus  dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi

2.       Pembagian beban kerja total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang.

3.       Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk koordinasi pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan  harmonis.

2 aspek utama penyususnan strutur organisasai :

1.      Departementalisasi : merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama

2.      Pembagian kerja : Perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

STRUKTUR ORGNAISASI (DESAIN ORGANISASI)

Yaitu sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan strutur organisasi :

1.       Strategi Organisasi untuk mencapai tujuannya.

2.       Teknologi yang digunakan

3.       Anggotan (Karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi

4.       Ukuran orgnisasi

UNSUR-UNSUR STRUTUR ORGNISASI

1.       Spesialisasi kegiatan

2.       Standarisasi kegiatan

3.       Koordinasi kegiatan

4.       Sentralisasi dan desentralisasi pembuat keputusan

5.       Ukuran satuan kerja

3.      PENGAWASAN

                 Pengawasan adalah suatu proses  untuk menerapkan pekerjaan apa yang sudah di laksanakan,menilainya,dan bila perlu mengoreksi nya dengan maksud supaya  pelaksanaan pekerjaan tersebut sesuai dengan rencana semula.  

TUJUAN PENGAWASAN

-Mengusahakan agar apa yang di rencanakan  menjadi kenyatan.

- Mengetahui kesalahan-kesalahan serta kesulitan yang terjadi.

- Mengoreksi dan memperbaiki kesalahan dan kesulitan tersebut agar sesuai dengan  rencana semula.

PRINSIP PENGAWASAN

}  - Harus mempunyai rencana2 yang bersifat sebagai standar ukur pekerjaan.

}  - Adanya pemberian wewenang serta instruksi2 kepada bawahan.

}  - Dapat mereflektir sifat dan kebutuhan dari kegiatan yang harus di awasi

}  -Dapat segera melaporksn penyimpangan-penyimpangan.

}  -Fleksibel.

}  -Dapat mereflektir pola organisasi.

}  -Ekonomis.

}  -Dapat di mengerti.

}  -Dapat menjamin adanya tindakan korektif.

 OBYEK PENGAWASAN

- Produksi yaitu pengawasan yang terfokus pada kuantitas dan kualitas barang yang di produksi.

- Keuangan yaitu pengawasan yang di lakukan guna mengetahui seberapa besar modal,penerapan modal dan keuntungan yang d capai.

- Waktu yaitu pengawasan yang di lakukan guna mengetahui seberapa lama waktu yang di perlukan untuk memproduksi suatu barang apakah sesuai dengan rencana semula.

- Manusia dan kegiatan nya yaitu pengawasan yang di lakukan untuk mengetahui apakah bawahan melakukan apa yang di instruksikan dan sesuai dengan rencana semula.

SUBYEK PENGAWASAN

- Intern yaitu pengawasan yang di lakukan oleh orang2 ataupun petugas2 yang berwenang dalam suatu perusahaan.

- Extern yaitu jika dalam penawasan tersebut melibatkan orang lain yang bukan dari lingkungan perusahaan tersebut, inilah yang di sebut dengan sosial control. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas perusahaan itu sendiri.

 CARA PENGUMPULAN FAKTA GUNA PENGAWASAN

- Peninjauan pribadi (personal inspection)

- Laporan lisan (oral report)

- Laporan tertulis (written report)

- Melalui hal yang bersifat khusus (control by   exception)