MAKALAH PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PADA ORGANISASI DAKWAH

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PADA ORGANISASI DAKWAH

A.    Perlunya Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Perlunya Pengembangan Sistem :

1. Adanya permasalahan (problem) yang timbul pada sistem yang lama Permasalahan yang timbul dapat berupa :

• Ketidakberesan
• Pertumbuhan Organisasi
• Untuk meraih kesempatan (opportunities)
• Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya
• Adanya instruksi-instruksi (directives)

2.      Prinsip Pengembangan Sistem

• Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
• Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

Investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal :

• Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
• Investasi yang terbaik harus bernilai
• Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan system

• Proses pengembangan sistem tidak harus urut
• Jangan takut membatalkan proyek
• Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

3. Tahapan Pengembangan Sistem. Tahapan utama siklus hidup Pengembangan Sistem terdiri dari :

• Perencanaan Sistem ( Systems Planning)
• Analisis Sistem (System Analysis)
• Perancangan Sistem (Systems Design) Secara Umum
• Seleksi Sistem (System Selection)
• Perancangan Sistem (Systems Design) Secara Umum
• Implementasi dan Pemeliharaan Sistem (System Implementation & Maintenance)

B.     METODE PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PADA ORGANISASI DAKWAH

Dalam pengembangan sistem informasi ada beberapa metode yang harus di lakukan diantaranya :

1. METODE OUTSOURCING

Outsourcing merupakan salah satu metode pengelolaan teknologi informasi dengan cara memindahkan pengelolaannya pada pihak lain, yang tujuan akhirnya adalah efektivitas dan efisiensi kerja. Menurut The British Computer Society, outsourcing adalah pihak lain diluar perusahaan. Dengan definisi yang demikian luas dari outsourcing ini, metode ini seringkali juga disamakan dengan metode lain seperti : sub kontrak, supplier, proyek atau istilah lain yang berbeda-beda dilapangan, namun pada dasarnya adalah sama, yaitu pemindahan layanan kepada pihak lain.

Bentuk kontrak outsourcing dapat dilakukan dengan beberapa alternatif, antara lain : menambahkan pengelolaan teknologi informasi dengan penambahan sumberdaya dari pihak luar, mengkontrakkan seluruh sistem secara utuh kepada pihak luar atau mengkontrakkan sebagian system, yaitu hanya sistem operasional dan fasilitasnya. Menurut The Computer Sciences Corporation Index bentuk kontrak outsourcing dapat dibagi menjadi 4 kelompok, yaitu:

1) Total outsourcing, Outsourcing secara total pada seluruh komponen TI

2) Selective outsourcing, Outsorcing hanya pada komponen-komponen tertentu

3) Transitional outsourcing, Outsourcing yang fokusnya pada pembuatan sistem baru

4) Transformational outsourcing, Outsourcing yang fokusnya pada pembangunan dan operasional dari sistem baru Keuntungan dan kelemahan metode outsourcing
Metode outsourcing sebagai strategi operasional TI memiliki banyak keuntungan, antara lain adalah sebagai berikut :

·         Manajemen TI yang lebih baik, TI dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan.

·         Fleksibiltas untuk meresponse perubahan TI yang cepat, perubahan arsitektur TI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan

·         Akses pada pakar TI yang lebih baik

·        Biaya yang lebih murah

·         Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem TI-nya bekerja

·         Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja TI.

Menurut The 2001 Outsourcing World Summit, 6 alasan utama sebuah perusahaan melakukan outsourcing, adalah sebagai berikut :

1) Mengurangi biaya /Reduce Cost, sebesar 36%

2) Fokus pada inti / Focus on Core, sebesar 36%

3) Meningkatkan kualitas / Improve Quality , sebesar 13%

4) Meningkatkan kecepatan ke pasar / , sebesar 10%

5) Membantu inovasi / Foster Innovation, sebesar 4%

6) Menghemat modal / Conserver Capital, sebesar 1%

Namun demikian , masih ditemui beberapa kelemahan dari metode outsourcing, sebagai berikut :

1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna

2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak

3. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource

4. Perubahan dalam gaya manajemen

5. Proses seleksi kerja yang berbeda.

Keputusan untuk mengambil outsourcing tidak hanya bergantung pada faktor biaya, tetapi ada beberapa faktor yang harus diperhatikan saat membuat keputusan yaitu:

1) Tingkat layanan dan harga (Service levels and pricing)

2) Kontrak dan hubungan kerja (Contract and relationship)

3) Kepuasan pelanggan (Customer satisfaction)

4) Tujuan strategi

2. METODE INSOURCING

Metode insourcing atau disebut juga contracting, adalah suatu usaha pengembangan ICT dalam perusahaan, dengan membentuk divisi khusus yang kompeten dibidangnya, seperti departemen EDP (Electronic Data Processing), atau merupakan metode pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh staff pada suatu divisi fungsional dalam organisasi dengan atau tanpa bantuan dari ahli sistem informasi. Motode ini dikenal juga dengan istilah end-user computing atau end-user development.

Pengembangan ini dilakukan oleh para ahli sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System). Pengembangan sistem umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC (Systems Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem. Keuntungan dan kelemahan metode insourcingMetode insourcing sebagai strategi operasional TI memiliki beberapa keuntungan, antara lain adalah sebagai berikut :

1. Mempermudah komunikasi dalam pengembangan system, karena kedekatan divisi IT dan end user.

2. Penerapan software/hardware relatif lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan, karena pengembangan sistem dilakukan oleh divisi IT perusahaan yang bersangkutan.

3. Dari sisi biaya, akan lebih murah karena tidak ada kontrak dengan pihak

4. Jika terjadi masalah dalam system, maka responnya akan lebih cepat.

5. Lebih fleksibel, karena perusahaan dapat meminta perubahan sistem pada karyawannya sendiri tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

Sementara itu, ada beberapa kelemahan dari metode insourcing, sebagai berikut :

1. Kinerja karyawan cenderung menurun ketika sudah menjadi pegawai tetap, karena faktor kenyamanan yang dimiliki pegawai tetap.

2. Tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas, karena tidak ada target. Dan kalaupun ada target, tidak ada punishment yang jelas ketika target tidak tercapai.

3. Kebocoran data yang dilakukan oleh karyawan IT, dikarenakan tidak ada reward dan punishment yang jelas.

4. Pengembangan sistem dengan teknik SDLC cenderung lambat dan mahal.

5. End user tidak terlibat secara langsung, sehingga terdapat kemungkinan hasil implementasi sistem tidak sesuai dengan kebutuhan end user.

C.    PENERAPAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PADA ORGANISASI DAKWAH

Tiga sasaran utama dalam penerapan system informasi dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efesiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informatkan asi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaska kebutuhan informasi guna pengambilan kputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis (ward and peppard, 2002).

Ketiga sasaran tersebut dapat tercapai secara optimal apabila adanya jaminan keselarasan antara strategi sisitem informasi dengan strategi bisnis organisasi, dimana nantinya strategi bisnis skan memberikan arahan terhadap tercapainya suatu goal organisasi, dan strategi system informasi akan memberikan dukungan terhadap pencapaian goal organisasi melalui penyiapan infrastruktur teknologi informasi yang sesuai dengan teknologi bisnis organisasi untuk menentukan strategi sisitem informasi yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis organisasi melalui perencanaan strategi Bisnis dan stategi system informasi perencanaanformasi, metodologi Ward-peppar.

Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992).

Permasalahan di dalam penerapan SI/TI pada suatu organisasi dapat dikatakan sebagai paradoks produktivitas (Roach, 1994). Dimana didalam penerapan SI/TI sudah diimplementasikan secara baik, namun dari sisi lain seperti halnya keamanan, sumber daya manusia, transparansi, dan lain-lain bersifat sebaliknya. Sebagai contoh Komisi Pemilihan Umum (KPU) telah menginvestasikan sedikitnya Rp. 200 milyar untuk pengadaaan perangkat dan aplikasi SI/TI dengan harapan agar penghitungan suara hasil pemilu dapat berjalan dengan cepat, akurat dan transparan.

D.    FAKTOR-FAKTOR INDIKATOR YANG MENUNJUKKAN GAGALNYA SIM DALAM ORGANISASI /PERUSAHAAN

1. Faktor-faktor yang menyebabkan SIM kurang berkembang dalam organisasi /- perusahaan

Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Namun karena beberapa faktor tertentu, terkadang malah perusahaan mengalami kegagalan.

Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :

1. Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

Untuk meraih keberhasilan dalam pengembangan SIM, perlu diperbaikinya system lama, terutama jika disebabkan beberapa hal berikut ini,

1.      Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di system yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :

a.       Ketidakberesan sistem yang lama Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

b.      Pertumbuhan organisasi Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

2.      Untuk meraih kesempatan-kesempatan Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatankesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

3.      Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah

2. Indikator Diperlukannya Pengembangan SIM yaitu diantaranya:

1. Keluhan pelanggan
2. Pengiriman barang yang sering tertunda
3. Pembayaran gaji yang terlambat
4. Laporan yang tidak tepat waktu
5. Isi laporan yang sering salah
6. Tanggung jawab yang tidak jelas
7. Waktu kerja yang berlebihan
8. Ketidakberesan kas
9. Produktivitas tenaga kerja yang rendah
10. Banyaknya pekerja yang menganggur
11. Kegiatan yang tumpang tindih
12. Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan
13. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
14. Persediaan barang yang terlalu tinggi
15. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien
16. Biaya operasi yang tinggi
17. File-file yang kurang teratur
18. Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
19. Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan
20. Investasi yang tidak efisien
21. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
22. Kapasitas produksi yang menganggur
23. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis
24. DLL.

Salah satu pengembangan dalam system informasi manajemen yang menggembirakan dan yang sifatnya mengadakan perubahan baru adalah pertumbuhan system saling mempengaruhi: manusia mesin, manusia-manusia.

E.      KONSEP-KONSEP POKOK

Sebuah sistem informasi manajemen bukanlah sekedar suatu perkembangan teknologis. SIM berhubungan dengan organisasi dan dengan manusia pengolahnya. Oleh sebab itu pemahaman utuh terhadap sistem informasi keorganisasian berdasarkan komputer harus juga termasuk memahami konsep-konsep yang berhubungan dengan informasi, pemakaian informasi, dan nilai informasi.

Sebuah anggapan yang mendasar menyatakan bahwa sistem informasi menambah nilai suatu organisasi . informasi dipandang sebagai suatu sumberdaya seperti halnya dengan tanah, buruh dan modal. Informasi bukan barang bebas. Ia harus diperoleh, diolah, disimpan, diambil kembali, dimanipulasi dan dianalisis, didistribusikan dan sebagainya. Sebuah organisasi yang memiliki sistem informasi yang terancang baik secara umum akan memiliki keunggulan posisi dalam persaingan atas organisasi yang sistemnya lebih lemah.

DAFTAR PUSTAKA

Ward, John. and Joe Peppard. Strategic Planning for Information System 3nd ed. England: John Wiley & Sons, 2002

Setiyadi, Wigrantoro Roes 2006, Mengatasi Paradoks Produktivitas Dalam SI/TI KPU [Online], Available:http://maswigrs.wordpress.com/2006/12/29/mengatasi-paradok-produktivitas-dalam-s

O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta.

O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7^th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.

http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html

http://dzulazhariskandar.blogspot.com/2010/02/konsep-sistem-dan-sistem-informasi-pada.htmlhttp://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi_Manajemen

http://fairyanggun.blogspot.com/2010/04/tinjauan-umum-pengembangan-sistem.html

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN. (Diambil dari Robert V. Head, “Management Information Systems: A Critical Appraisal”, Datamation, Mei 1967, hal. 23).